Nog geen governance plan klaarliggen voor uw Microsoft Teams omgeving? Waarom u hier liever vandaag dan morgen aandacht aan wilt besteden.

Sinds de uitbraak van Covid-19 is de noodzaak van een digitale werkomgeving nog duidelijker geworden. Microsoft Teams bleek hierin een veelvoudig gebruikte tool: het gebruik steeg in de Corona periode van 32 miljoen naar maarliefst 145 (!!) miljoen gebruikers. Het grote voordeel dat veel organisaties hierbij benoemen, is de gemakkelijke en snelle implementatie van de tool. Maar, het inzetten van Microsoft Teams brengt ook uitdagingen met zich mee.

Waar we vroeger gewend waren te werken vanuit onze fileservers of Document Management Systeem blijkt Teams op een volledig andere manier te zijn opgebouwd. Nadenken over regelgevingsbeleid en het bepalen van structuur binnen uw Teams omgeving is hierom essentieel. Het laissez-faire beleid zal binnen Teams namelijk al snel zorgen voor een ongestructureerde omgeving en hoe langer we met Teams werken, kan Teams zelfs als een chaos worden omgeschreven. Dit leidt ertoe dat informatie uit het oog wordt verloren en organisaties geen overzicht meer hebben over wie tot welke informatie toegang heeft. Intern maar zeker ook extern.    

Gelukkig hoeft uw Teams omgeving niet onoverzichtelijk te zijn

Microsoft heeft de veiligheid van data hoog in het vaandel staan en de problemen zoals hierboven omschreven zijn dan ook relatief gemakkelijk in de kiem te smoren wanneer er gebruik wordt gemaakt van een goed governanceplan. Het is essentieel om goede afspraken te maken binnen de organisatie zodat het gebruik van Teams een succes wordt. In een governance plan legt u afspraken en regels vast rondom het gebruik van Microsoft Teams. Zo’n  plan helpt organisaties om veilig en gestructureerd aan de slag te gaan binnen Teams, hetgeen beheer vergemakkelijkt en adoptie stimuleert. Om een goed governanceplan te creëren is het van belang dat over functionele vragen wordt nagedacht, zoals:

• Wanneer maken we een team en wie mag dit doen?
• Wat doen we met een team? En hoe moeten medewerkers hierin werken?
• Waar slaan we onze organisatiedocumenten op?
• Wie mogen die informatie inzien?
• Hoe houden we controle?

De antwoorden op o.a. deze vragen bepalen de regels en inrichting van functionaliteiten, zodat deze volledig aansluiten met de ICT strategie van de organisatie.

Welke risico’s loop ik zonder governance plan?

Op korte termijn helpt een governance plan bij de adoptie van Microsoft Teams onder medewerkers en zorgt het voor tijdswinst door de efficiënte inrichting van het programma. Op langere termijn zijn er ook grote risico’s die de das om worden gedaan zoals o.a. dataverlies en datalekken. Hiernaast kan een warboel aan teams worden vermeden, waarin onbeheerde, ongebruikte, dubbele en zoekgeraakte teams samenkomen met informatie die in de loop der tijd niet meer vindbaar is.

Bij ShareOne zijn we bekend met de belangrijke governance keuzes die gemaakt dienen te worden en we helpen u graag om deze te stroomlijnen en automatiseren binnen MS Teams. Hierbij houden we oog op Informatie kwaliteit, veiligheid, gebruikersgemak met als uiteindelijke doel een toekomstbestendige werkomgeving voor uw organisatie.

---