februari 3, 2021

Share.Post postregistratie

Handel uw poststukken altijd efficiënt en gestructureerd af met Share.Post

Anno 2021 vinden we al onze documentatie in de digitale dossiers van office 365. Word-, Excel- en PowerPoint bestanden staan netjes bij elkaar verzameld in de passende dossiers, maar hoe zit het met de communicatie rondom deze stukken? Veel organisaties dienen deze informatie nog steeds op te halen in een externe applicatie of missen relevante metadata (onderwerp, verzenddatum, afzender ect.) wanneer ze de fysieke post in hun dossiers opslaan.

Ontdek het gemak van Share.Post

Doordat post in verschillende vormen en op verschillende plekken de organisatie binnenkomt is een tool voor postverwerking onmisbaar geworden voor een snelle en overzichtelijke afhandeling, maar ook voor terugvindbaarheid en controle. Share.Post is een online tool die het postafhandelingsproces van fysieke stukken en de archivering hiervan in goede banen leidt. Met Share.Post slaat u gemakkelijk poststukken op in de bijhorende dossiers, volledig geïntegreerd in office 365 en met de relevante metagegevens die u in de toekomst nog wilt raadplegen.

Hoe werkt Share.Post?

Direct aan de slag

Poststukken zijn na het scannen onmiddellijk zichtbaar in de Share.Post Registratie App. Hiervandaan kan de nieuw binnengekomen post geregistreerd worden door medewerkers met een registratierol binnen de organisatie (postkamer en/of het secretariaat). Een unieke weergave zorgt er voor dat het de medewerker bij het invullen van de registratiegegevens altijd de inhoud van het poststuk kan zien. Dit maakt het mogelijk om stukken tekst uit het stuk te kopiëren en direct in de registratie in te vullen. De stukken krijgen na registratie automatisch een uniek briefkenmerk, zodat poststukken gemakkelijk terug gevonden kunnen worden.

Een poststuk gemakkelijk afhandelen

De geadresseerde krijgt, zodra het poststuk is geregistreerd en toegewezen, direct toegang tot het document in de Share.Post Behandel App. Vanuit hier kan het document ingezien worden en kan de vervolgstap worden bepaald. Zo kan de behandelaar ervoor kiezen het poststuk door te sturen of direct toe te voegen aan het passende dossier in Office 365

De voordelen van Share.Post

Altijd en overal uw poststukken bij de hand

Doordat Share.Post via uw internetbowser te benaderen is, zijn uw medewerkers niet meer aan een werkplek gebonden om hun post te registeren. Zodra de poststukken in Share.Post zijn geregistreerd, blijven deze altijd bereikbaar, inclusief de passende metadata.

Direct opslaan en archiveren in de juiste dossiers

Doordat Share.Post geïntegreerd wordt met uw Office 365 oplossing biedt dit product de mogelijkheid vanuit de Behandel App direct poststukken op te slaan in de passende dossiers. Op deze manier verliest u uw poststukken nooit meer uit het oog.

Notificaties bij een nieuw behandelstuk

Mis geen post door de automatische notificaties in uw mail, wanneer er een te behandelen poststuk is binnengekomen. Vanuit deze notificatie wordt u direct door genavigeerd naar de Behandel App.

Als registrator inzicht in alle poststukken

Registrators krijgen toegang tot het ‘postboek’. Hierin vinden zij alle geregistreerde documenten zodat de binnengekomen poststukken altijd herleidbaar en opvraagbaar zijn.

Unieke inzichten middels het dashboard

Om het overzicht over de binnengekomen poststukken te verkrijgen, kan er ook gebruik gemaakt worden van het dashboard. Dit dashboard geeft inzicht in de ontvangen en verzonden post en de werkvoorraad van medewerkers. Eventueel uit te breiden met andere gegevens waar u graag inzicht in verkrijgt.


Meer weten over Share.Post?

Benieuwd geworden naar wat Share.Post voor uw organisatie kan betekenen?

Vraag vrijblijvend een demo aan of neem contact met ons op voor meer informatie!