maart 7, 2017

Outlook integratie

Werken u en uw collega’s ook het grootste gedeelte van de dag met Outlook of MS Office? Vind u het ook omslachtig om documenten in SharePoint op te slaan of te zoeken? Zou u ook uw documenten offline willen meenemen? Wilt u ook​ dat al uw documenten die u opgeslagen heeft in SharePoint snel en intuïtief beschikbaar zijn via de Outlook interface? Wilt u snel documenten kunnen zoeken en pre-viewen?

ShareOne biedt met haar emailintegratie oplossing (Share.Mail genaamd)  een gemakkelijke, uiterst gebruiksvriendelijke en naadloze integratie tussen Outlook/MS Office en SharePoint. U kunt voortaan snel uw e-mails  en/of bijlages integreren in SharePoint, zonder de noodzaak dat er een SharePoint-scherm geopend moet worden, dit  omdat u vanuit uw bekende Outlook interface kan blijven werken.

De belangrijkste voordelen zijn:

  • Direct vanuit Outlook e-mailberichten en/of bijlagen opslaan in SharePoint (‘drag and drop’);
  • Alle document management functionaliteiten beschikbaar vanuit de Outlook en MS Office interface;
  • Hoge gebruikersadoptie van SharePoint, door herkenbare boomstructuur;
  • Automatische opslag metadata voor het effectief terugvinden van opgeslagen e-mailberichten;
  • Eenvoudig bijlagen uit SharePoint toevoegen aan emailberichten (ook als link);
  • Uitgebreide zoek- en filtermogelijkheden;
  • De mogelijkheid SharePoint content offline te zetten;
  • Technisch hoogstaande oplossing, geen plug-ins en daarmee zeer snel en uitermate stabiel;
  • Share.Mail is geschikt voor alle MS Office en SharePoint versies. Inclusief Office 365;
  • Ook koppeling met andere Document Management systemen mogelijk via uitgebreide API!

Share.Mail is een prachtige oplossing voor het opslaan, delen en vinden van documenten en e-mailberichten met Microsoft SharePoint. Door middel van het ‘drag and drop’ mechanisme kunnen berichten en bijlagen, inclusief de metadata, direct vanuit Outlook worden opgeslagen in SharePoint.

Vandaag de dag zijn e-mailberichten en de bijbehorende bijlagen een belangrijke en omvangrijke bron van informatie, zij maken tenslotte deel uit van het digitale geheugen van organisaties. Doordat de e-mailberichten meestal zijn opgeslagen in persoonlijke inboxen en mappen is de informatie persoonsgebonden en moeilijk te delen.

Verhoging  adoptie van SharePoint

De herkenbare Outlookinterface en de eenvoud in gebruik resulteert in een uniek hoge gebruikersacceptatie en succesvolle implementaties van uw SharePoint omgeving. De gehele document management omgeving in SharePoint wordt door Share.Mail door middel van een intuïtieve boomstructuur gepresenteerd, direct in Outlook. Op deze manier blijft Share.Mail dicht bij de perceptie van de gebruiker en is de drempel om SharePoint te gebruiken uitermate laag en eenvoudig.​​

Wilt u meer weten over deze oplossing, neem dan contact op met Lars Martens. Hij staat u graag te woord. Lars is bereikbaar op 046-4588010/06-50238903 of lars.martens@shareone.nl.