maart 7, 2017

Postregistratie

We hebben dagelijks te maken met inkomende en uitgaande post binnen onze organisaties. De verwerking gaat steeds vaker digitaal, alleen niet altijd op de meest efficiënte en effectieve manier. Met onze Postregistratie oplossing in SharePoint is het mogelijk om poststukken efficiënt en gestructureerd digitaal af te handelen en in het juiste dossier te plaatsen.

Poststukken zijn na het scannen onmiddellijk zichtbaar in SharePoint. De stukken krijgen direct een uniek briefkenmerk, welke tevens wordt “gestempeld” op het PDF. Nieuw binnengekomen post dient geregistreerd te worden door de postkamer en/of het secretariaat. Een unieke weergave zorgt er voor dat het secretariaat bij het invullen van de registratiegegevens altijd de inhoud van het poststuk kan zien. Dit maakt het mogelijk om stukken tekst uit het stuk te kopiëren en direct in de registratie in te vullen.
Zodra de registratie is voltooid, ontvangen de geadresseerden het poststuk direct in hun digitale postvak en wordt het digitaal gearchiveerd in het relevante dossier.

Aanvullend wordt een digitaal “postboek” bijgewerkt zodat vanuit dit postboek op poststukken kan worden gezocht. In dit digitaal postboek kan ook de uitgaande post worden vastgelegd.

Heeft u vragen over onze postregistratie oplossing? Onze collega Lars Martens is uw contactpersoon en staat u graag te woord. Lars is bereikbaar op 046-4588010 / 06-50238903 of via lars.martens@shareone.nl​.

 

Afbeeldingsresultaat voor digitale postverwerking