maart 7, 2017

PIW Groep – Case study

De PIW Groep is de koepelorganisatie voor een aantal instellingen in de Westelijke Mijnstreek:  Partners in Welzijn, Spelenderwijs, Ecsplore, Welzohandig, ODCJG en Volt.  Samen bieden deze organisaties aan jong en oud kansen om zich sociaal, cultureel en individueel te ontwikkelen en mee vorm te geven aan de samenleving. Bij de PIW Groep en bijbehorende instellingen zijn 270 medewerkers in dienst. Kenmerkend voor de Groep en de instellingen zijn kwaliteitszorg en maatschappelijk ondernemerschap.

Strategisch SharePoint partner

PIW Groep heeft in 2014 voor ShareOne gekozen als strategisch SharePoint partner. Na een behoefte inventarisatie heeft ShareOne haar Document Management Oplossing (Share.DocX) geïmplementeerd. Eén van de toepassingen is het verwerken en structureren van de digitale postverwerking. Ook maakt men gebruik van de toepassing Share.Case, waardoor voor PIW zaakgewijs werken mogelijk wordt. Aangezien PIW ook de welbekende uitdagingen ondervond op het gebied van E-mailmanagement heeft ShareOne een zeer gebruiksvriendelijk integratietool tussen Outlook en SharePoint geïntroduceerd.

Deze integratietool is een waardevolle en gebruiksvriendelijke oplossing voor het opslaan, delen en vinden van documenten en e-mailberichten in SharePoint. Door middel van het ‘drag and drop’ mechanisme kunnen berichten en bijlagen, inclusief de metadata, direct vanuit Outlook worden opgeslagen en teruggevonden in SharePoint. Outlook wordt zo de primaire userinterface voor vele gebruikers van SharePoint.  Alle document management functionaliteit is beschikbaar vanuit één Outlook interface, wat leidt tot een zeer hoge gebruikersadoptie van SharePoint.

Kwaliteitsdocumenten beheer

Om te garanderen dat de kwaliteitsstandaarden nageleefd worden heeft de kwaliteitsmanager binnen PIW Groep behoefte aan een efficiënt kwaliteitsbeheer en –beoordelingssysteem. Om binnen de PIW Groep het gewenste kwaliteitsniveau te bereiken is het immers van essentieel belang dat iedereen correct geïnformeerd is over de te volgen procedures.

Het kwaliteitsbeheersysteem moest minimaal de volgende functies bieden:

  • Weergeven hoe processen moeten verlopen; een volledige Document Life Cycle ondersteunde functie, waarbij het verloop van creatie tot publicatie en vernietiging van een document geregisseerd is.
  • Het aantoonbaar vastleggen van wijzigingen, publicatie en revisies.
  • Aantoonbaar maken dat betrokkenen geïnformeerd zijn en dat processen verlopen zoals beschreven (bewijskracht in audit trails).

ShareOne heeft in eerste instantie de SharePoint 2010 omgeving geüpgraded naar een hogere SharePoint 2013 versie waarop vervolgens het Kwaliteitsbeheersysteem  is gebaseerd. Daarnaast is een rol gebaseerd document- en procedurebeheersysteem met geïntegreerde workflows gerealiseerd.

De kwaliteitsverantwoordelijke heeft hiermee volledige controle over de aanmaak en distributie van nieuwe procedures en instructies. Interne en externe audits worden een formaliteit. Doordat het systeem volledig gebaseerd is op SharePoint werd een modulaire en flexibele implementatie op maat van PIW Groep mogelijk. Procedures en instructies op een overzichtelijke manier laten evolueren, nieuwe versies gecontroleerd distribueren en snel aantonen dat uw bedrijf 100% voldoet aan de afgesproken kwaliteitsvoorschriften kan alleen als de kwaliteitszorg ondersteund wordt door een gebruiksvriendelijk  document- en procedure beheersysteem met geïntegreerde workflow.


Keuze Share.Intranet

Recent heeft ShareOne ook haar oplossing Share.Intranet geïntroduceerd bij de PIW Groep. Share.Intranet  is  een kant-en-klaar Social Intranet op basis van SharePoint. Met Share.Intranet stroomlijnt PIW de interne communicatie en bewerkstelligt dat alle medewerkers dezelfde informatie op hetzelfde moment krijgen. Aangezien PIW Groep een koepelorganisatie is, heeft ShareOne  ook voor alle onderliggende entiteiten (Spelenderwijs, CJG, Welzohandig, Partners in Welzijn en Ecsplore) een bijpassende Share.Intranet ‘branding’ toegepast.

 

Goede samenwerking—PIW Groep en ShareOne zijn blij met de goede samenwerking en schudden elkaar graag de hand op de samenwerking van de afgelopen periode en beide partijen hopen dit voort te kunnen zetten in toekomstige projecten.​ Zie foto Lars Martens (links, ShareOne) en Carel Seijben CFO (rechts, PIW Groep)​.