maart 31, 2017

Zuidasdok – Case study

Projectorganisatie Zuidasdok is een samenwerking tussen Rijkswaterstaat, ProRail en Gemeente Amsterdam (Zuidas). In het project werken de drie moederorganisaties samen aan de ontwikkelingsmodelijkheden van de Zuidas, door een aantal infrastructurele knelpunten op te lossen.

Ten behoeve van de uitvoering van het project wordt er veel verschillende informatie gedeeld. Om die informatie efficiënt en met inachtneming van de wet- en regelgeving te delen, werkt de projectorganisatie sinds 2012 met een gezamenlijke afgeschermde telewerkomgeving, waarin een document management systeem (DMS) op basis van SharePoint 2010 is ingericht. In 2017 gaat het project een nieuwe fase – de Realisatiefase – in, wat het noodzakelijk maakte om het DMS te herinrichten op basis van SharePoint 2016. ShareOne heeft als vaste SharePoint partner, Zuidasdok hierin ondersteund.

De primaire taken van de projectorganisatie Zuidasdok zijn tijdens de Realisatiefase onderverdeeld aan de hand van de werkprocessen uit het Integraal Projectmanagement (IPM)-model:

  • Projectbeheersing
  • Contractmanagement
  • Technisch Management
  • Omgevingsmanagement

De discipline Uitvoeringsmanagement wordt daar voor de Realisatiefase aan toegevoegd. Binnen deze teams en processen wordt samengewerkt met medewerkers uit alle moederorganisaties en externe adviseurs.

Doelstelling ZuidasDok
De inrichting van het nieuwe DMS diende te worden aangepast aan de actuele werkprocessen. Daarnaast vond ZuidasDok het zeer wenselijk dat er een aantal functionele verbeteringen werden doorgevoerd om o.a. de gebruiksvriendelijkheid van het nieuwe DMS te vergroten.

De 4 belangrijkste behaalde resultaten:

  • Zeer gebruiksvriendelijk en intuïtief DMS op basis van SharePoint 2016;
  • Zoekfunctionaliteit uitgebreid (zoek = vinden!);
  • Zeer grote verbeterslag op het gebied van Digitaal Samenwerken;
  • Flinke verbeterslag t.b.v. de interne governance.

Afbeeldingsresultaat voor zuidasdok